שירותיו של מנהל חשבונות אשר יתעד ויטפל בעניינים הפיננסיים הם חובה בכל עסק, קטן כגדול. עסקים מסוימים זקוקים לשירותי הנהלת חשבונות באופן שוטף ואילו אחרים פונים אליהם רק אחת לשנה, בעת הגשת הדוח השנתי.
תפקידו של מנהל חשבונות הוא לערוך מעקב שוטף אחר ההוצאות וההכנסות וכל הפעילויות הפיננסיות של העסק שלכם. עסקים קטנים יכולים אולי להסתדר ללא עזרתו של מנהל חשבונות בשוטף, אך את הפעולות עדיין יש לתעד כיוון שבסוף השנה תצטרכו לדווח עליהן ולהגיש מאזן. מסיבה זו, רוב בעלי העסקים מחליטים להשאיר את התחום באופן מסודר לטיפולו של מנהל חשבונות מקצועי.
ערכו מחקר מקדיםכדי למצוא משרד הנהלת חשבונות מתאים, חשוב לערוך מחקר מקדים ברשת כדי לברר אילו משרדים נמצאים ברדיוס הקרוב למיקומו של העסק. ניתן להרחיב את החיפושים גם לאזור מגורים אחר אך הנטייה של מרבית העסקים היא למצוא מנהל חשבונות נגיש שנמצא בסביבת מקום.
נסו לקרוא כמה שיותר המלצות אודות החברות הפוטנציאליות ולאסוף כמה שיותר אינפורמציה. ככלל, מוטב לא להסתמך על פרסומות ראוותניות משום שגודל הפרסומת לא מהווה אינדיקציה לטיב השירותים שמעניק משרד הנהלת החשבונות. הפרסומת הטובה ביותר היא חוות הדעת של לקוחות מרוצים.
פגישות ייעוץ עם משרד הנהלת חשבונותמשרדי הנהלת חשבונות מציעים בדרך כלל פגישת ייעוץ בחינם ללא שום התחייבות. עוד לפני הפגישה, רצוי לברר קצת על תחום ההתמחות של המשרד. ישנם המתמחים בתחומים ספציפיים וישנם כאלה היודעים להעניק מענה גורף, ולכן השלב הראשון יהיה להבין האם המשרד הפוטנציאלי יכול לתת מענה לעסק שלכם.
שאלה חשובה נוספת היא האם המשרד הפוטנציאלי הוא משרד קטן ועצמאי או שלוחה של משרד גדול יותר. ישנם יתרונות וחסרונות רבים המלווים לבחירה במשרד קטן או משרד גדול אך הנטייה של מרבית העסקים היא לבחור במשרד גדול, בו על כל לקוח מופקד יותר ממנהל חשבונות אחד כדי להבטיח מינימום טעויות ומקסימום תשומת לב לפרטים.
הנהלת חשבונות היא עניין של ניסיון והכשרה מתמדתבעת הפגישה עם חברת הנהלת חשבונות פוטנציאלית, חשוב להבין מהו הוותק שלה בענף הנהלת החשבונות ומהו היקף הלקוחות אותם היא מנהלת. שני נתונים אלו עשויים להיות אינדיקציה טובה למקצועיות של החברה שבחרתם. בנוסף לכך, חשוב לוודא כי המשרד לא מסתפק בבוגרים של לימודי הנהלת חשבונות וממשיך להכשיר וללמד תוך כדי העבודה.
תוכנית עבודה ועלויותלכל עסק יש צרכים שונים ולכן חשוב לברר מול החברה שבחרתם מהי התוכנית השנתית שהיא תבנה עבורכם במידה ותחליטו לעבוד יחדיו. תוכנית העבודה צריכה לספק מענה ייחודי לעסק שלכם ולהיות מותאמת לאופיו הכלכלי.
סוגיה חשובה נוספת שיש להניח עליה את הדעת היא סוגיית המחיר. אל תירתעו מבחירה בחברת הנהלת חשבונות שאהבתם רק בגלל סוגיית המחיר, ונסו לברר מהי התמורה שאתם מקבלים בעבור התעריפים הגבוהים. מומלץ לערוך מחקר מקדים ברשת כדי לברר מהם המחירים הממוצעים בשוק ולהבין לאיזו סקאלה משתייכת החברה שבחרתם.
תעריפים נמוכים מאוד עשויים להוות אינדיקציה לאיכות שירות נמוכה אך תעריפים גבוהים לא בהכרח מעידים על כך כי השירותים שתקבלו יהיו מהמעלה הראשונה. חשוב שתבחנו את איכות השירותים המוצעים לכם ביחס לתעריף המבוקש וכך תוכלו להיות בטוחים שאתם בוחרים משרד הנהלת חשבונות מתאים.
אורן שץ הוא מנהל אס.אי.או ישראל, המספקת שירותי קידום אתרים מקצועי במנועי חיפוש ושירותי שיווק באינטרנט.
